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0-1搭建賬務(wù)自動化集成系統(tǒng)

發(fā)布于 2025-02-10 03:24:03 作者: 竹蘭芳

注冊公司是創(chuàng)業(yè)者必須面對的任務(wù)之一。雖然這個過程可能會有些復(fù)雜，但是只要你按照規(guī)定進(jìn)行操作，你的企業(yè)就可以合法地運營。接下來，主頁將介紹做賬及時性，希望可以讓你在這方面有更深入的認(rèn)識和了解。

對財務(wù)人員來說，記賬是一項非常繁瑣又麻煩的工作，每天/月重復(fù)，要求還高；如果能實現(xiàn)自動化入賬，絕對能提高不少工作效率。這篇文章，我們就來討論下這個問題。

在企業(yè)的財務(wù)管理中，會計工作是核心環(huán)節(jié)，會計是基于經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動的根據(jù)會計法、會計準(zhǔn)則等法律法規(guī)，通過記賬、算賬、報賬等一系列持續(xù)來提供反映企業(yè)財務(wù)狀況和經(jīng)營成功。

而記賬工作對應(yīng)會計人員來說，記賬有完整性、及時性、準(zhǔn)確性的要求，并且屬于每天/月重復(fù)的、細(xì)致的、繁瑣的工作。因此，實現(xiàn)會計人員的自動化入賬，提高財務(wù)入賬效率，是公司內(nèi)部系統(tǒng)的一個核心功能。

一、賬務(wù)集成系統(tǒng)：業(yè)務(wù)與會計的紐帶

解決的是業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)向賬務(wù)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換的問題。賬務(wù)集成系統(tǒng)是會計系統(tǒng)的前置系統(tǒng)，解決業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)問題，將業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)生產(chǎn)業(yè)務(wù)憑證，進(jìn)而推送給會計系統(tǒng)生成記賬憑證或會計分錄。

其價值體現(xiàn)在以下三個方面：

提高財務(wù)人效：財務(wù)每月月初需要對當(dāng)月經(jīng)濟(jì)活動進(jìn)行財務(wù)做賬，這項重復(fù)的、有一定規(guī)律的工作可以由系統(tǒng)來完成，提高財務(wù)人效縮短結(jié)賬日期：系統(tǒng)替代人工實現(xiàn)賬務(wù)集成，可以縮短財務(wù)每月的結(jié)賬日期。公司做本系統(tǒng)就實現(xiàn)了原來中下旬才完成入賬的，到月初5號之前就完成提高做賬準(zhǔn)確性完整性：通過規(guī)范的數(shù)據(jù)處理流程和嚴(yán)格的校驗機制，且減少了人為錯誤，確保生成的賬務(wù)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤

舉例說明：業(yè)務(wù)流程與會計憑證之間轉(zhuǎn)換

業(yè)務(wù)流程：

公司收到一筆支付寶的流水5000元，用于X客戶-O訂單-購買ABC商品（案例簡單處理，不分拆到具體商品預(yù)收）

會計憑證：

以下的說明中即以此案例進(jìn)行配置說明

二、架構(gòu)示意

三、業(yè)務(wù)碼：業(yè)務(wù)場景梳理

區(qū)分不同的業(yè)務(wù)場景及業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，將業(yè)務(wù)場景分類，對交易過程做細(xì)力度的拆分，區(qū)分不同的業(yè)務(wù)以及業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)。

定義規(guī)則：按不同業(yè)務(wù)單據(jù)不同的賬務(wù)處理要求定義不同的業(yè)務(wù)碼。業(yè)務(wù)碼可根據(jù)實際業(yè)務(wù)需要，設(shè)置一級或多級，多級。

以下，以某軟件類SaaS公司自動化入賬為例：

四、集成系統(tǒng)：自動化生成憑證

賬務(wù)集成系統(tǒng)，憑證數(shù)據(jù)的集成一般包括5個流程：

業(yè)務(wù)源數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為業(yè)務(wù)集成數(shù)據(jù)入賬規(guī)則配置自動生成憑證系統(tǒng)效驗人工效驗

4.1 業(yè)務(wù)源數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為業(yè)務(wù)集成數(shù)據(jù)

確認(rèn)源數(shù)據(jù)：滿足什么樣條件的場景定義為該業(yè)務(wù)碼。每個業(yè)務(wù)碼的規(guī)則都不一樣：

第一層：對應(yīng)的業(yè)務(wù)是什么第二層：對應(yīng)業(yè)務(wù)需要入賬的范圍定義，比如訂單審批通過，回款單對賬等業(yè)務(wù)狀態(tài)判斷

按照不同的業(yè)務(wù)碼設(shè)置不同業(yè)務(wù)集成規(guī)則。即將業(yè)務(wù)源數(shù)據(jù)，轉(zhuǎn)化成業(yè)務(wù)集成的數(shù)據(jù)。

這個部分就會有業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)效驗，比如數(shù)據(jù)邏輯自洽、必填項完整等，如果業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)有問題，需要有預(yù)警或看板進(jìn)行呈現(xiàn)。不同類型的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，會區(qū)分為未入賬、已入賬、入賬失敗等狀態(tài)，以便于業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)與憑證數(shù)據(jù)的核對。

4.2 匹配入賬規(guī)則

4.2.1 會計科目配置

會計科目配置，一般會涉及到的字段配置：科目類別、科目編號、科目名稱、余額方向、默認(rèn)幣種編碼、默認(rèn)幣種等。

在系統(tǒng)實現(xiàn)上，可以選擇以下方案之一：

方案一：可以選擇搭建會計科目配置功能方案二：對接到用友或金蝶入賬的情況下，可以直接從第三方系統(tǒng)定時同步科目數(shù)據(jù)到賬務(wù)集成系統(tǒng)，減少兩個系統(tǒng)配置的成本和配置差

4.2.2 入賬規(guī)則配置

（1）概念

入賬規(guī)則要實現(xiàn)的能力是業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)以業(yè)務(wù)碼映射后，會計系統(tǒng)要生成什么會計分錄，即創(chuàng)建什么會計憑證。業(yè)務(wù)碼與入賬規(guī)則之間存在一一對應(yīng)關(guān)系，按業(yè)務(wù)碼和入賬規(guī)則配置

為什么入賬規(guī)則要實現(xiàn)配置化：

公司業(yè)務(wù)復(fù)雜，不同的類別比如資產(chǎn)類、負(fù)債類、收入類等等的憑證生成規(guī)則都不同，在賬務(wù)集成系統(tǒng)中不應(yīng)該每一種類別、每一種業(yè)務(wù)場景進(jìn)行單獨實現(xiàn)業(yè)務(wù)變化快，財務(wù)是真實反應(yīng)業(yè)務(wù)的，業(yè)務(wù)的變化會帶來財務(wù)入賬規(guī)則的變化，從賬務(wù)集成系統(tǒng)的角度需要考慮兼容性，且可以滿足企業(yè)的個性化需求產(chǎn)品敏捷迭代，在一般的公司，不會一次性將所有的賬務(wù)集成自動化一次性實現(xiàn)，所以架構(gòu)設(shè)計時需要進(jìn)行考慮兼容性，分不同的時間段分業(yè)務(wù)進(jìn)行接入賬務(wù)集成系統(tǒng)支持憑證與業(yè)務(wù)單據(jù)的聯(lián)查，方便做到憑證或分析數(shù)據(jù)的可追溯

入賬規(guī)則配置，需要實現(xiàn)以下內(nèi)容的自動生成：

（2）憑證生成邏輯

觸發(fā)條件：滿足什么樣的條件會觸發(fā)入賬。以常規(guī)回款為例：正向資金流水交易日期在自然月，在當(dāng)月1號至本月結(jié)賬日止完成對賬，即【資金流水】=【已對賬】生成時間：每天定時，還是每月定時生成條數(shù)：業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)與憑證數(shù)據(jù)的條數(shù)關(guān)系，一般包括：1對1 （一條業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)對應(yīng)一條憑證數(shù)據(jù)）；n對1 （多條業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)匯總成一條憑證）

（3）分錄模板

除了入賬基本信息（如對應(yīng)賬簿、憑證類別、制單人等）配置外，還需要按照不同的業(yè)務(wù)碼，分錄模板需要配置的字段包括：分錄生成條件、憑證摘要、會計科目、分錄方向、原幣金額、輔助項等。